1. conheça seus colegas

Pode não ser óbvio para alguns, mas trabalho em grupo é um grande esforço social. Conhecer seus colegas ajudará em duas coisas: escolher os membros do grupo e fazer a divisão de tarefas do trabalho.

Saber dos pontos fortes das pessoas é essencial para compor um grupo com habilidades que se complementam e que ajudam no trabalho que será entregue. Mais importante que o conhecimento técnico das pessoas, a personalidade colaborativa e interessada na entrega do trabalho ajudará muito.

Também é essencial que os membros do grupos se deem bem e não entrem em conflitos devido a opiniões e personalidades divergentes e/ou incompatíveis.

Claro que não precisa ser um especialista em recrutamento, mas ter o mínimo de contato com seus colegas de classe é muito importante para a formação de bom grupo, onde o trabalho flui com facilidade.

Há vezes que a escolha dos membros do grupo é feita pelo professor ou por sorteio. Mesmo nesses casos, é fundamental que os integrantes do grupo se conheçam minimamente para o trabalho seguir sem atritos e sem estresse.

2. o papel do líder

Num grupo de trabalho deve haver uma pessoa no papel de líder do grupo. O líder não é o aluno que mais sabe sobre o assunto do trabalho, nem o aluno que faz amizade com todo mundo, mas sim o que melhor sabe lidar com as pessoas. O líder tem a tarefa de manter o grupo organizado e assegurar que as tarefas estão sendo feitas. Saber cobrar prazos e fazer com que os membros façam suas tarefas também é o trabalho do líder.

O líder, acima de tudo, deve ter diplomacia. Quando houver debates calorosos, o líder deve tentar chegar a um acordo para cessar o embate. Se for necessário, estabeleça algumas regras de conduta. Além disso, deve servir de ponte para a relação entre o grupo e o professor quando houver alguma dúvida ou pedido por parte do grupo para o professor.

Algumas atribuições que um líder de um grupo de trabalho pode ficar responsável:

  • Administrar a agenda do grupo. Feita divisão de tarefas, é preciso estabelecer prazos para cada tarefa atribuída aos membros. Essa responsabilidade envolve o acompanhamento do andamento de cada tarefa que cada membro do grupo está realizando. É uma atividade que envolve a comunicação ativa da pessoa responsável pela administração da agenda, pois as pessoas, geralmente, não estão habituadas a comunicar cada progresso da tarefa, principalmente em grupos de estudantes.
  • Administrar a pasta compartilhada em serviço de armazenamento em nuvem. Em tempos de Dropbox, Google Drive e afins, é importante alguém ficar com a responsabilidade de organizar o serviço de armazenamento em nuvem que o grupo usará. Não pode ser uma terra sem lei, onde qualquer um adiciona ou remove arquivos quando quiser. É preciso deixar claro uma política de organização dos arquivos em nuvem. No caso específico de documentos, é fundamental designar uma pessoa como “editor chefe”, aquele que terá a decisão sobre o que será aceito no documento final a ser entregue.
  • Administrar a comunicação do grupo. Tendo em vista que estamos em tempos de WhatsApp (Telegram, Discord, Slack etc) onipresente em nossa vida, uma pessoa deve ficar responsável por administrar o grupo no serviço de comunicação utilizado para o trabalho.

3. divisão de tarefas

Depois que os membros do grupo de trabalho já estão decididos, é primordial a divisão das tarefas do trabalho.

É preciso que os membros tenham as habilidades necessárias para executar essas tarefas, mesmo que sejam iniciantes (afinal é um grupo de trabalho de estudantes). O mais importante é a vontade de aprender e ajudar o grupo. Por isso conhecer seus colegas é uma condição sine qua non.

Adam Smith, ainda no século 18, já apontava a importância da denominada divisão do trabalho e da especialização na sociedade. Porém, antes dele, vários filósofos já haviam abordado a questão da divisão do trabalho. Em um projeto a divisão de tarefas é fundamental, pois tem superpoderes. As pessoas podem ser muito boas naquilo que fazem, mas não quer dizer que podem fazer de tudo perfeitamente.

A divisão de tarefas deve ser feita logo após a formação do grupo. Isso pode ser feito mesmo antes de se definir como será trabalho a ser entregue, a atribuição das tarefas pode ser alterada de acordo com o andamento do trabalho.

As tarefas podem ser classificadas em duas naturezas: gestão e operação. Um não é mais importante do que o outro. Os dois são igualmente importantes.

Tarefas “mão na massa”

As tarefas operacionais são ações que efetivamente constroem o trabalho a ser entregue. É a mão na massa, como alguns gostam de dizer (ainda que seja só um trabalho escrito).

Em trabalhos escolares, geralmente, o que o professor pede é algum tipo de relatório de pesquisa.

Pesquisa bibliográfica. O primeiro de tudo é fazer a pesquisa das referências usadas no trabalho e, se necessário, dos dados para sustentar o texto. Se o tema da pesquisa for abrangente dá para dividir essa tarefa em várias partes e atribuir cada parte para cada membro do grupo. Ao final dessa etapa é preciso que o grupo tenha entendido, no geral, os achados da pesquisa para passá-los ao texto do trabalho.

Cálculos e estimações. Se houver necessidade dessa etapa, atribua essa tarefa a alguém com bom conhecimento de cálculo. Se for um grupo pequeno, essa pessoa também será responsável por escrever as explicações dos resultados.

Escrita. Essa parte deve ser atribuída a quem tem mais conhecimento teórico do trabalho, pois é preciso explicar todo o processo de trabalho, desde a pesquisa bibliográfica e metodológica, até a análise dos resultados.

Revisão. A revisão do texto deve ser feita por todos, preferencialmente, pois quanto mais olhos vasculhando, maior a probabilidade de encontrar erros e incoerências e propor correções (assim como ocorre no desenvolvimento de software).

  • Dica: use um editor de documentos on-line, como o Google Docs ou Office Online, para escrever o trabalho. Esses serviços têm funcionalidades de colaboração e versionamento. É possível que várias pessoas trabalhem no mesmo documento ao mesmo tempo.

Formatação (ABNT). A formatação do documento de texto é a etapa final do processo. É nesse momento que se dá o acabamento visual do trabalho escolar.

4. comunique-se!

O segundo aspecto mais importante num trabalho em grupo, ou em qualquer tipo de trabalho em equipe com mais de duas pessoas, é a comunicação. Isso não é um ato tão simples e trivial quanto pode parecer.

A comunicação, nesse caso, não é a conversa de colegas e amigos. No ambiente de trabalho precisa ser minimamente objetivo para uma comunicação eficaz.

Comunicação é o ato de tornar comum alguma informação através de palavras, sinais e símbolos mutuamente entendidos. Na economia, a comunicação é um meio de diminuir a assimetria de informação.

Caso ande de metrô frequentemente você já deve ter notado que muitas pessoas ficam na região das portas. Se todos soubessem em qual estação cada um vai descer as pessoas podem tomar a iniciativa de se organizar. Aquelas com o destino mais próximo ficariam perto das portas, enquanto aquelas com destino mais distante estariam no corredor ou sentadas.

Comunicação em grupo

Existem dois tipos de comunicação: síncrona e assíncrona.

A comunicação síncrona é aquela que acontece “em tempo real”, e exige ambos os interlocutores tenham a atenção voltada exclusivamente para a conversa, respondendo imediatamente. Exemplos de comunicação síncrona incluem conversas cara a cara, ligações de voz e reuniões por vídeo. Esse é um tipo de comunicação que exige atenção imediata da pessoa, ou seja, não dá pensar profundamente na resposta.

Já a comunicação assíncrona acontece de acordo com o tempo da pessoa para responder. Exemplos de comunicação assíncrona incluem e-mails e mensagens por aplicativo (Whatsapp, Telegram, Discord, Slack etc.). Nesse caso as pessoas têm tempo para pensar na mensagem, sendo possível conversas mais profundas e objetivas.

Para uma comunicação mais eficiente e um ambiente de debate de ideias mais propício, a comunicação deve ser um hábito do grupo e acontecer de forma transparente. Todos devem estar a par da situação do trabalho. O líder, principalmente, deve se certificar que a informação chega a todos e é entendida corretamente. Todos os participantes do grupo devem ter a cultura de comunicar eventos sobre o trabalho entre si (por isso a importância de se conhecer os colegas com quem vamos trabalhar).

"Sobre-comunicação é melhor do sub-comunicação"

Em casos específicos é melhor conversar particularmente. Para essas situações o livro “Como fazer amigos e influenciar pessoas” do Dale Carnegie é um bom guia.

É comum usar grupos de aplicativos de mensagem para criar a comunicação de um grupo de trabalho. Muitas vezes usam-se um único canal/chat/grupo/lista para a comunicação de todo e qualquer assunto do grupo. Em projetos e grupos pequenos isso não é um problema.

Quando o trabalho envolve mais pessoas e diferentes tarefas, porém, a comunicação dessa forma pode ser difícil de acompanhar, criando muito ruído para quem não está envolvido na tarefa específica. A solução para isso é a criação de um canal/chat/grupo/lista para cada escopo do projeto, separando as conversas para evitar “interferências”. O Slack e o Discord, nesse caso, já têm esse recurso no próprio design de produto. Nessa situação uma pessoa deve ficar responsável por administrar o serviço de comunicação utilizado para o trabalho.

Outros tipos de comunicação

Comunicação não feita somente através de palavras. A comunicação não verbal também é importante. Arquivos de som, imagem, vídeo e documentos também fazem parte da comunicação. Alterações de estado em documentos e arquivos podem ser comunicadas através do próprio serviço de compartilhamento de arquivos em nuvem. Outro exemplo de comunicação não verbal é atualização de projeto por meio de serviços e plataformas de colaboração.

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